Tietosuojakäytännöt
Tietosuojaseloste 1.2.2024
Rekisterinpitäjä
BotH2nia ry
c/o Hycamite TCD Technologies Kemirantie 15, 67900 Kokkola
Y-tunnus 3299448-4
Kattavuus
Tässä selosteessa kuvataan käytännöt, joiden mukaan Rekisterinpitäjä kerää, käsittelee, käyttää, suojaa ja luovuttaa asiakkaidensa henkilötietoja sekä esitetään rekisteröidyn oikeudet.
Rajoitukset
Tämä seloste ei koske kolmansien osapuolien sivustoja, sovelluksia, rekisterejä tai palveluja, jotka saattavat olla käytettävissä Rekisterinpitäjän palveluissa tarjottavien partnereiden lisäpalvelujen kautta. Käyttämällä partnerin palveluja asiakas poistuu Rekisterinpitäjän palvelusta, jolloin kolmas osapuoli voi kerätä ja jakaa asiakkaasta keräämiään tietoja. Rekisterinpitäjä suosittelee tutustumista kolmansien osapuolten palvelujen tietosuojakäytäntöihin aina, ennen kuin asiakas sallii omien henkilökohtaisten tietojen keräämisen ja käytön kyseisissä palveluissa.
Tietosuojan periaatteet
Rekisterinpitäjän tietosuojaperiaatteita ovat tietojen käsittelyn laillisuusperusteen ja käyttötarkoituksen ilmoittaminen, kerättävien ja käsiteltävien tietojen ilmoittaminen, tietojen tekninen ja hallinnollinen suojaaminen sekä lainmukainen tietojen tarkastus- ja muutospyyntömahdollisuus.
Henkilötietorekisterit
Asiakasrekisteri, uutiskirjeen tilaajarekisteri ja ilmoittautuja- ja osallistujalistat
Evästeiden käyttö
Www.both2nia.com-verkkosivuston vierailijoista voidaan kerätä tietoa ja sivustolla voidaan käyttää evästeitä. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat sivuston vierailijan päätelaitteelle. Rekisterinpitäjä käyttää evästeitä parantaakseen sivustonsa käyttökokemusta, käytettyjen sisältöjen arvioimiseen ja markkinoinnin tukemiseen. Evästeiden avulla kerätty tieto on anonyymia, eikä niiden avulla voi saada tietoa yksittäisestä tunnistettavasta henkilöstä.
Evästeillä voidaan kerätä esimerkiksi seuraavia tietoja:
• käyttäjän IP-osoite,
• vierailun kellonaika,
• vieraillut sivut ja vierailun kesto,
• käytetty selaintyyppi tai päätelaitteen käyttöjärjestelmä ja
• mistä käyttäjä on tullut sivustolle ja mihin käyttäjä siirtyy sivuston käyttämisen jälkeen.
Evästeiden avulla kerättyä tietoa voidaan käyttää esimerkiksi kohdennettuun mainontaan Googlen kumppanuusverkostossa. Käyttämällä Rekisterinpitäjän internetsivuja, käyttäjä hyväksyy evästeiden käytön ja tallentamisen tietokoneelleen. Useimmat selainohjelmat hyväksyvät evästeet automaattisesti. Kävijällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimen asetuksia siten, että selain ei salli evästeiden tallentamista. Siinä tapauksessa käyttäjä hyväksyy, että joidenkin palveluiden osalta evästeiden käytön estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa palvelun toiminnallisuuteen.
Rekistereiden tietojen suojaaminen
Sähköinen aineisto
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot suojataan palomuureilla, salasanoilla ja muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävillä teknisillä keinoilla.
Manuaalisesti ylläpidettävä aineisto
Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat toimitiloissa, joihin asiattomilta pääsy on estetty kulunvalvonnalla mahdollisen fyysisen turvallisuuden rikkoutumisen selvittämiseksi ja todentamiseksi.
Rekistereiden hallinnollinen suojaaminen
Tietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet ja pääsy rekisterien sisältämiin tietoihin perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti ja tietojen käyttö perustuu työtehtävien hoitamiseen.
Käyttäjien käyttöoikeuksia valvotaan säännöllisesti ja vaarallisten käyttöoikeusyhdistelmien luominen on kielletty. Rekisterinpitäjän palveluksesta poistuneiden työntekijöiden käyttöoikeudet poistetaan työsuhteen päättyessä kaikista järjestelmistä ja rekistereistä.
Henkilötietoja käsittelevien työntekijöiden tietoturva- ja tietosuojatietoisuutta pidetään säännöllisesti yllä. Työntekijät käyvät vuosittain läpi pakollisen tietoturvaa ja tietosuojaa koskevan koulutuksen, jonka läpäisemiseksi työntekijän tulee hyväksytysti läpäistä aihealuetta koskeva testi.
Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyllä on Euroopan Unionin tietosuoja-asetuksen 15-22 § mukaisesti mm. oikeus:
1. tarkastaa henkilötiedot,
2. tietojen oikaisemiseen,
3. tietojen poistamiseen,
4. käsittelyn rajoittamiseen ja
5. siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Rekisteröidyllä on oikeus häntä koskeviin tietoihin, joita hänestä on tallennettu Rekisterinpitäjän tietojärjestelmiin ja manuaalisesti käsiteltäviin aineistoihin.
Joidenkin rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista saattaa rajoittaa jokin toinen pakottava lainsäädäntö, jonka perusteella Rekisterinpitäjällä on oikeus ja velvollisuus kieltäytyä perustellusti tietojen oikaisemisesta, poistamisesta, käsittelyn rajoittamisesta tai siirtämisestä järjestelmästä toiseen. Esimerkkinä tällaisesta lainsäädännöstä on esimerkiksi kirjanpitolaki, joka määrää tositteiden säilyttämisestä, riippumatta rekisteröidyn tietosuoja-asetuksessa määräämistä oikeuksista.
Tarkastus- ja muutospyynnössä tulee yksilöidä henkilötieto, jota halutaan tarkastaa ja antaa rekisterin nimi mitä pyyntö koskee. Tarkastuspyynnöt tehdään kirjallisesti määrämuotoisella ja allekirjoitetulla lomakkeella Raahen kaupungin kirjaamossa osoitteessa Rantakatu 50, 92100 Raahe.
Tietosuojaloukkauksista ilmoittamisen käytännöt
Ilmoitus rekisteröidylle tehdään rekisterinpitäjän toimesta, jos tietosuojaloukkauksesta aiheutuu todennäköisesti korkea riski tämän oikeuksille ja vapauksille. Ilmoituksessa kerrotaan tietosuojaloukkauksen luonne sekä toimenpiteet, joihin on ryhdytty, lain edellyttämällä tavalla.
Ilmoitus tietoturvaviranomaiselle tehdään laissa määritellyn 72 h kuluessa ilmitulosta, mikäli tietosuojaloukkauksesta todennäköisesti aiheutuu luonnollisen henkilön oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä. Ilmoituksessa kerrotaan tietosuojaloukkauksen luonne sekä toimenpiteet, joihin on ryhdytty, lain edellyttämällä tavalla.
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä sähköisissä palveluissaan ja muun asiakaskommunikaation yhteydessä. Muutokset voivat perustua lainsäädännössä tapahtuviin muutoksiin ja niistä seuraavien vaatimusten toteuttamiseen. Ajantasainen versio tästä dokumentista löytyy www.both2nia.comsivustolta.
Henkilörekisterin tiedot
Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle, EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).
Rekisterin nimi ja ylläpitojärjestelmä
BotH2nian jäsenrekisteri
Rekisterinpitäjä
BotH2nia ry
c/o Hycamite TCD Technologies Kemirantie 15, 67900 Kokkola
Y-tunnus 3299448-4
Yhteyshenkilö
Matti Malkamäki
Hycamite TCD Technologies Kemirantie 15, 67900 Kokkola
both2nia@both2nia.com
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyperusteena on suostumus, sopimus tai oikeutettu etu, joka perustuu osapuolten väliseen asialliseen yhteyteen (jäsenyyssuhteen hoitaminen).
Tietoja käytetään jäsenyyssuhteen ja Rekisterinpitäjän tehtävien hoitamiseksi, palvelujen tarjoamiseksi ja suorittamiseksi sekä palveluja koskevien maksujen määräämiseksi. Tietoja käytetään myös palveluista, ajankohtaisista asioista, hankkeista ja erityistapahtumista sekä yhteistyökumppaneiden tuotteista ja palveluista tiedottamiseen (jos suoramarkkinointia ei kielletä).
Tietoja käytetään toiminnan kehittämiseksi, mukaan lukien uusien palvelujen kehittäminen, asiakastutkimusten ja -kyselyjen toteuttaminen sekä myynti, markkinointi ja mainonta ja niiden tehokkuuden arvioiminen. Tietoja käytetään myös palvelujen, verkkopalvelujen ja muun teknologian ylläpitämiseksi, hallitsemiseksi ja kehittämiseksi.
Henkilötietoja voidaan käyttää muillakin tavoilla, joista kerrotaan tietoja kerättäessä tai silloin, kun suostumusta niiden käsittelyyn pyydetään.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidystä tallennetaan seuraavankaltaisia tietoja tai niiden yhdistelmiä:
- yhteyshenkilöiden nimet ja tarpeelliset organisaatiotiedot,
- yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite),
- internetsivujen tai sosiaalisen median sivujen osoite,
- jäsenpalvelutilanteissa syntynyt jäsenyydenhallintatieto ja
- suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterinpitäjä tallentaa jäsenyyteen liittyviä tietoja jäsenyyssuhteen alkaessa. Tietoja kerätään, kun jäsen käyttää Rekisterinpitäjän palveluja, ilmoittautuu tai osallistuu järjestettäviin tilaisuuksiin, tapahtumiin, kilpailuihin tai arvontoihin, tilaa uutiskirjeen tai on muutoin yhteydessä Rekisterinpitäjään.
Tietoja kerätään julkisista viranomaisrekistereistä, esimerkiksi patentti- ja rekisterihallituksen yritystietojärjestelmä (YTJ) ja muuten julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä.
Asiakkaan suoraan antamia tietoja ja muista lähteistä kerättyjä tietoja voidaan yhdistää keskenään.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterinpitäjä ei myy tai vuokraa henkilötietoja ja eikä luovuta tietoja säännönmukaisesti. Rekisterinpitäjä luovuttaa tietoja vain siten, kuin tässä selosteessa on kuvattu.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille palvelun suorittamiseksi tai rahoituksen saamiseksi (esimerkiksi kehittämishankkeiden rahoittajaviranomaiset, ELY-keskus, Leader-yhdistys, Finnvera, pankit ja muut rahoittajatahot sekä ulkopuoliset asiantuntijat).
Rekisterinpitäjällä on oikeus käyttää tai luovuttaa tietoja, mikäli se on tarpeen lain, säädöksen tai oikeus- tai hallintoviranomaisen pyynnön johdosta, teknologian suojaamiseksi, oikeusvaateilta puolustautumiseksi tai niiden esittämiseksi, organisaation, työntekijöiden tai yleisten oikeuksien, etujen tai turvallisuuden suojaamiseksi tai petoksen, muun rikoksen tai sääntöjen rikkomisen tutkimisen yhteydessä
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä tai luovuteta EEA-alueen (Euroopan unionin yhteismarkkinat EU:n jäsenmaiden lisäksi Islanti, Liechtenstein ja Norja) ulkopuolelle.
Tietojen luovuttamiseen liittyvät käytännöt
Rekisteröidyn tietoja luovutetaan ilman erillistä valtuutusta jäsenen ja yhteistyökumppanin välisen sopimuksen toimeenpanon toteuttamiseksi, palvelun tai rahoituksen saamiseksi.
Muiden yhteistyökumppaneiden, kuten esimerkiksi lakimiesten, konsulttien jne., osalta jäseneltä pyydetään erillinen suostumus tietojen luovuttamiseen.
Veroviranomaisille, eläkevakuutusyhtiöille, vakuutusyhtiöille, ammattiyhdistysliitoille, kansaneläkelaitokselle tai työeläkekassoille tietoja luovutetaan ilman jäsenen valtuutusta tai suostumusta, silloin kun tiedon luovutuksesta on laissa erikseen määritelty.
Tietojen säilyttäminen ja poistaminen
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina tässä kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta.
Hankkeisiin liittyvät tiedot säilytetään hankepäätöksissä määritettyihin ajankohtiin saakka (10 vuotta hankkeen päättymisestä).
Henkilötiedot pyritään pitämään oikeina ja ajantasaisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja.
Henkilörekisterin tiedot
Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle, EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).
Rekisterin nimi ja ylläpitojärjestelmä
BotH2nia-uutiskirjeen tilaajarekisteri
Rekisterinpitäjä
BotH2nia ry
c/o Hycamite TCD Technologies Kemirantie 15, 67900 Kokkola
Y-tunnus 3299448-4
Yhteyshenkilö
Matti Malkamäki
Hycamite TCD Technologies Kemirantie 15, 67900 Kokkola
both2nia@both2nia.com
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyperusteena on suostumus, sopimus tai oikeutettu etu, joka perustuu osapuolten väliseen asialliseen yhteyteen (asiakassuhteen hoitaminen).
Tietoja käytetään palveluista, hankkeista ja erityistapahtumista sekä yhteistyökumppaneiden tuotteista ja palveluista tiedottamiseen (jos suoramarkkinointia ei kielletä).
Tietoja käytetään toiminnan kehittämiseksi, mukaan lukien uusien palvelujen kehittäminen, asiakastutkimusten ja -kyselyjen toteuttaminen sekä myynti, markkinointi ja mainonta ja niiden tehokkuuden arvioiminen. Tietoja käytetään myös palvelujen, verkkopalvelujen ja muun teknologian ylläpitämiseksi, hallitsemiseksi ja kehittämiseksi.
Rekisterin tietosisältö
Sähköpostiosoite
Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään seuraavista lähteistä:
- rekisterinpitäjän jäsenyysrekisteri (jos sähköpostimarkkinointia ei ole kielletty) ja
- rekisteröidyn itse antamat tiedot (uutiskirjeen tilaaminen).
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterinpitäjä ei myy henkilötietoja ja eikä luovuta tietoja säännönmukaisesti.
Rekisterinpitäjällä on oikeus käyttää tai luovuttaa tietoja, mikäli se on tarpeen lain, säädöksen tai oikeus- tai hallintoviranomaisen pyynnön johdosta, teknologian suojaamiseksi, oikeusvaateilta puolustautumiseksi tai niiden esittämiseksi, organisaation, työntekijöiden tai yleisten oikeuksien, etujen tai turvallisuuden suojaamiseksi tai petoksen, muun rikoksen tai sääntöjen rikkomisen tutkimisen yhteydessä.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä tai luovuteta EEA-alueen (Euroopan unionin yhteismarkkinat EU:n jäsenmaiden lisäksi Islanti, Liechtenstein ja Norja) ulkopuolelle.
Tietojen luovuttamiseen liittyvät käytännöt
Viranomaisille tietoja luovutetaan ilman asiakkaan valtuutusta tai suostumusta, silloin kun tiedon luovutuksesta on laissa erikseen määritelty.
Tietojen säilyttäminen ja poistaminen
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina tässä kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta tai kun rekisteröity peruu uutiskirjeen tilaamisen tai kieltää sähköpostimarkkinoinnin.
Henkilörekisterin tiedot
Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle, EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).
Rekisterin nimi ja ylläpitojärjestelmä
Ilmoittautuja- ja osallistujalistat
Rekisterinpitäjä
BotH2nia ry
c/o Hycamite TCD Technologies Kemirantie 15, 67900 Kokkola
Y-tunnus 3299448-4
Yhteyshenkilö
Matti Malkamäki
Hycamite TCD Technologies Kemirantie 15, 67900 Kokkola
both2nia@both2nia.com
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyperusteena on rekisteröidyn suostumus ja osapuolten väliseen asialliseen yhteyteen (asiakassuhteen hoitaminen) perustuva oikeutettu etu
Rekisterinpitäjän järjestämien tapahtumien (erilaiset tilaisuudet, valmennukset, työpajat, seminaarit, ajankohtaisinfot yms.) ilmoittautuja- ja osallistujalistojen henkilötietoja käytetään tilaisuuksien järjestämiseen (tiedot osallistujista), jaettavien materiaalien toimittamiseen sekä palaute- tai tapahtumaan liittyvien muiden kyselyjen toteuttamiseen.
Tietoja käytetään Rekisterinpitäjän asiakasrekisteritietojen päivittämiseen. Tietoja voidaan käyttää muillakin tavoilla, joista kerrotaan niitä kerättäessä tai silloin, kun suostumusta tietojen käsittelyyn pyydetään.
Henkilötietoja käytetään hankkeiden hallinnointiin rahoittajaviranomaisen vaatimalla tavalla.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidystä kerätään seuraavat tiedot:
- etu- ja sukunimi,
- organisaation nimi,
- puhelinnumero ja
- sähköpostiosoite.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröidyn itse antamat tiedot.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterinpitäjä ei myy henkilötietoja ja eikä luovuta tietoja säännönmukaisesti.
Rekisteristä luovutetaan tietoja Rekisterinpitäjän hallinnoimien hankkeiden rahoittajaviranomaisten vaatimalla tavalla.
Rekisterinpitäjällä on oikeus käyttää tai luovuttaa tietoja, mikäli se on tarpeen lain, säädöksen tai oikeus- tai hallintoviranomaisen pyynnön johdosta, teknologian suojaamiseksi, oikeusvaateilta puolustautumiseksi tai niiden esittämiseksi, organisaation, työntekijöiden tai yleisten oikeuksien, etujen tai turvallisuuden suojaamiseksi tai petoksen, muun rikoksen tai sääntöjen rikkomisen tutkimisen yhteydessä
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä tai luovuteta EEA-alueen (Euroopan unionin yhteismarkkinat EU:n jäsenmaiden lisäksi Islanti, Liechtenstein ja Norja) ulkopuolelle.
Tietojen luovuttamiseen liittyvät käytännöt
Viranomaisille tietoja luovutetaan ilman asiakkaan valtuutusta tai suostumusta, silloin kun tiedon luovutuksesta on laissa erikseen määritelty.
Tietojen säilyttäminen ja poistaminen
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina tässä kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta. Hankkeisiin liittyvät tiedot säilytetään hankepäätöksissä määritettyihin ajankohtiin saakka (10 vuotta hankkeen päättymisestä).